Coworking a sdílená kancelář: jak fungují a pro koho

Coworking je sdílený pracovní prostor, kde si člověk nebo malý tým místo dlouhodobého nájmu kanceláře platí členství a k němu dostane stůl, připojení, tiskárnu, kuchyňku a přístup do zasedacích místností. Vybírá se mezi třemi typy míst: volným stolem bez nároku na konkrétní místo (hot desk), pevným stolem a samostatnou uzamykatelnou kanceláří. Hodí se hlavně lidem, kterým doma chybí klid nebo oddělení práce od domácnosti, a málo těm, kdo celý den telefonují nebo potřebují vlastní rozměrné vybavení.

Hot desk, pevné místo a samostatná kancelář

Varianty se liší tím, co komu patří a co smí po odchodu zůstat na stole.

Hot desk předpokládá, že si člověk všechno přinese a zase odnese. Kdo pracuje jen na notebooku, tomu to nevadí. Kdo je zvyklý na velký monitor, stráví den u malého displeje, pokud prostor nepůjčuje monitory na místě. Uprostřed týdne dopoledne navíc bývá nejvíc obsazeno a oblíbená místa u okna jsou pryč. Za sebe bych hot desk brala jako řešení na jeden až dva dny v týdnu, ne jako náhradu stálého pracoviště.

Samostatná kancelář se od běžného pronájmu liší tím, že je vybavená, úklid, internet a recepce jsou součástí služby a závazek bývá kratší. Hluk ze společných chodeb a kuchyňky ovšem neodstraní a stěny bývají často prosklené.

Zasedačky, telefonní budky a další zázemí

Zasedací místnosti se rezervují přes aplikaci nebo na recepci. Členství obvykle zahrnuje určitý počet hodin měsíčně a další se doplácejí, takže kdo přijímá klienty několikrát týdně, měl by si tento počet zjistit předem.

Pro každodenní provoz jsou důležitější telefonní budky – malé odhlučněné kabiny pro jednoho. Dívala bych se nejdřív na to, kolik jich připadá na počet stolů, protože hovor vedený z otevřeného prostoru ruší sousedy a nedává žádné soukromí. I v budce pak platí běžné zásady pro dobrý obraz a zvuk při videohovoru; světlo v kabině bývá stropní a sluchátka s mikrofonem jsou nutnost.

K zázemí dále patří tiskárna se skenerem, uzamykatelné skříňky, kuchyňka a recepce, která přijímá návštěvy a zásilky. Wi-fi je sdílená s lidmi z jiných firem. Proto je namístě firemní VPN, pokud ji zaměstnavatel poskytuje, vypnuté sdílení souborů v síti a zamykání obrazovky při každém odchodu od stolu.

Jak bývá postavené členství

Provozovatelé nabízejí zpravidla tři stupně: jednorázový denní vstup, balíček několika dnů v měsíci a plné měsíční členství. Ceny se liší podle města, typu místa i provozovatele a mění se, takže je smysluplnější porovnávat, co členství obsahuje.

Ptát se vyplatí na pět věcí: kdy je prostor přístupný, tedy zda na čip nepřetržitě, nebo jen v provozní době recepce; kolik hodin v zasedačkách členství obsahuje; zda lze přivést hosta; zda se nevyčerpané dny převádějí do dalšího měsíce; a s jakým předstihem se členství ukončuje. Začala bych balíčkem několika dnů. Teprve po měsíci je zřejmé, kolikrát týdně člověk do prostoru opravdu dojde, a podle toho se dá rozumně rozhodnout mezi volným stolem a pevným místem.

Komu sdílený prostor sedí

Typickým členem je člověk na volné noze – překladatelka, grafik, programátor – a zaměstnanec firmy, která sídlí v jiném městě. Dál malé týmy o dvou až pěti lidech, pro které by vlastní kancelář znamenala starost o nábytek, internet a úklid. A konečně ti, kterým nepomohlo ani lepší uspořádání práce z domova, protože doma prostě není kout, kde by se dalo zavřít.

Častým argumentem jsou kontakty: grafik sedí vedle programátora a zakázka je na světě. Podle mě se tahle stránka přeceňuje. Většina lidí přichází pracovat se sluchátky na uších a známosti vznikají spíš u kávovaru a na společných akcích, na které se musí chtít jít.

Dobře funguje i kombinace, například dva dny ve sdíleném prostoru a zbytek doma. Vyžaduje ovšem rozmyslet, která práce patří kam – schůzky a hovory na jedny dny, soustředěné psaní na druhé. Pomůže s tím postup, který popisuji v článku o tom, jak si naplánovat pracovní týden.

Kdy se coworking nehodí

Špatně se snáší s prací, při které se celý den mluví. Obchodník nebo pracovnice zákaznické podpory by v otevřeném prostoru rušili ostatní a v budce se osm hodin sedět nedá. Totéž platí pro profese s důvěrnými podklady na papíře či na obrazovce, pokud nemají samostatnou místnost, a pro každého, kdo potřebuje stolní počítač, vzorky nebo velkoformátový tisk.

Nehodí se ani tomu, kdo má doma klidnou oddělenou místnost; získal by jen cestu navíc. Právě vzdálenost považuji za důležitější kritérium než vybavení. Prostor s krásnou terasou, do kterého je to přes půl hodiny, se po prvním měsíci přestane používat.

Zkušební den před rozhodnutím

Většina prostor nabízí den na zkoušku nebo jednorázový vstup. Vzala bych si na něj běžnou práci včetně jednoho hovoru a šla v úterý nebo ve středu, kdy bývá plno. Sledovat stojí za to čtyři věci: hluk dopoledne a odpoledne, jestli je budka volná ve chvíli, kdy je potřeba, rychlost wi-fi změřenou přímo u stolu a skutečnou dobu cesty ode dveří ke dveřím. Jeden takový den řekne víc než prohlídka s provozovatelem.

Zdroje

• Global Coworking Survey, Deskmag
• Working anytime, anywhere: The effects on the world of work, Eurofound a Mezinárodní organizace práce
• Clay Spinuzzi: Working Alone Together – Coworking as Emergent Collaborative Activity, Journal of Business and Technical Communication
• Bezpečnostní doporučení pro práci z domova a na dálku, Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost (NÚKIB)