Cash flow malé firmy pod kontrolou po celý rok

Cash flow je pohyb peněz v čase: kolik jich do firmy v daném období skutečně přišlo a kolik z ní odešlo. Od zisku se liší tím, že nepočítá s vystavenými doklady, ale se dnem, kdy se platba opravdu objeví na účtu nebo z něj zmizí. Firma proto může mít ziskový rok a přitom v polovině listopadu nemít z čeho zaplatit dodavatele. Kdo chce mít peníze pod kontrolou po celý rok, potřebuje výhled několik týdnů dopředu a pár pravidel, která určují, kdy peníze přicházejí.

Proč ziskový měsíc může skončit s prázdným účtem

Zisk porovnává výnosy a náklady, které k sobě věcně patří. Hotovost sleduje jen data plateb. Architekt, který v březnu odevzdá studii a vystaví fakturu se splatností třicet dnů, má březnový výnos, ale peníze uvidí nejdřív v dubnu. Truhlář, který v lednu nakoupí dřevo na zakázku dokončenou v dubnu, zaplatí materiál hned, zatímco do nákladů zakázky se dřevo promítne až s jejím prodejem.

Stejný posun vytváří sklad a vybavení. Zboží, které leží v regálu, je zaplacené a zatím nic nepřineslo. Nový stroj nebo počítač odčerpá peníze jednorázově, i když bude sloužit několik let.

Nejméně intuitivní je to u růstu. Víc zakázek znamená víc rozpracované práce, víc materiálu a víc nezaplacených faktur, takže rychle rostoucí firma spotřebovává hotovost dřív, než ji vydělá. Považuji to za nejčastější důvod, proč majitele překvapí prázdný účet právě v nejlepším roce: sledují tržby, a ne den, kdy se tržba promění v peníze.

Výhled na 13 týdnů v jedné tabulce

Třináct týdnů je zhruba jedno čtvrtletí. Je to dost dlouhá doba na to, aby se v ní ukázal blížící se propad, a zároveň dost krátká, aby se dala odhadnout z faktur a objednávek, které už existují. Stačí tabulkový procesor, například Excel nebo Tabulky Google.

Každý týden má jeden sloupec a čtyři řádky. Počáteční stav je to, co je na účtech a v pokladně v pondělí ráno. Příjmy se zapisují do týdne, kdy mají podle splatnosti dorazit, nikoli do týdne vystavení faktury. Výdaje se zapisují podle dne, kdy odejdou. Konečný stav jednoho týdne je počátečním stavem dalšího. Následující ukázka je modelová a částky jsou v tisících korun.

Za celé čtyři týdny firma v ukázce přijme 160 tisíc a vydá 180 tisíc, což nevypadá dramaticky. Tabulka ale ukazuje, že ve třetím týdnu deset tisíc chybí, a ví se to tři týdny předem. To je čas na to, aby se posunul nákup, domluvila záloha nebo uspíšila fakturace hotové práce.

Doporučil bych vést dvě verze řádku s příjmy: jednu podle splatností a druhou opatrnou, v níž se každá platba od odběratele posune o dva týdny. Když opatrná verze nikde neklesne pod nulu, je výhled spolehlivý. Tabulku stačí jednou týdně přepsat podle skutečnosti a přidat na konec nový sloupec.

Sezonnost a platby, které přicházejí jednou za čas

Většina oborů má silné a slabé měsíce. Jazyková škola vybírá kurzovné v září a v lednu, řemeslník má plno od jara do podzimu, e-shop s dárkovým zbožím žije z posledního čtvrtletí. Výdaje se přitom v čase rozkládají jinak než příjmy a část z nich běží rovnoměrně celý rok.

Které to jsou, ukáže rozdělení na fixní a variabilní náklady. Fixní část, tedy nájem, výplaty a předplatné softwaru, je částka, kterou musí pokrýt i nejslabší měsíc. Do výhledu patří také platby jednou za rok: roční licence, servis vozu, předzásobení před sezonou. V měsíčním průměru se ztratí, v konkrétním týdnu udělají díru.

Sám bych si k třináctitýdenní tabulce přidal jeden list s dvanácti měsíci a loňskými příjmy. Nemusí být přesný. Stačí, aby bylo vidět, ve kterých měsících se peníze hromadí a ve kterých ubývají, protože podle toho se rozhoduje, kolik ze silné sezony nechat ležet jako provozní polštář.

Splatnosti a zálohy rozhodují o tom, kdy peníze dorazí

Mezerou mezi tím, kdy firma platí, a tím, kdy dostává zaplaceno, se dá hýbat z obou stran. Faktura vystavená v den předání práce zkrátí čekání proti hromadné fakturaci na konci měsíce až o několik týdnů, aniž by se s odběratelem cokoli měnilo. Kratší splatnost u nových zákazníků a delší, předem domluvená splatnost u dodavatelů mezeru zužují dál.

Zálohy mění pořadí úplně. U zakázky s velkým podílem materiálu nebo s dlouhou dobou realizace bych zálohu bral jako běžnou součást nabídky, protože jinak dodavatel ze svých peněz platí rozpracovanost odběratele. Rozumný postup je rozdělit cenu podle etap: část při objednání, část v průběhu a zbytek při předání.

Provozní polštář má jediný úkol, a to překlenout týdny, kdy výdaje předbíhají příjmy. Jeho velikost se dá odvodit přímo z výhledu: nejhlubší propad opatrné verze tabulky ukazuje, kolik peněz musí být v nejhorším týdnu k dispozici.

Když peníze chybí trvale, hledejte příčinu v cenách

Krátkodobý propad je otázka načasování. Když je ale konečný stav rok od roku nižší a posouvání plateb pomáhá jen na pár týdnů, problém není v kalendáři. Ceny pak nepokrývají náklady a žádná tabulka to nezmění. Platí to hlavně u služeb, kde se do sazby snadno zapomene započítat neplacený čas, a proto stojí za to projít si cenotvorbu služeb od nákladů.

Rychlou kontrolu nabízí výpočet bodu zvratu, který říká, kolik zakázek nebo kusů měsíčně je potřeba prodat, aby se zaplatil chod firmy. U obchodu a výroby se vyplatí ověřit, jestli se v ceníku nezaměňuje marže s přirážkou, protože tahle chyba ubírá z každého prodaného kusu.

Jako první krok si otevřete výpis z účtu, seznam vystavených faktur s daty splatnosti a seznam plateb, které vás čekají. Vyplňte první čtyři sloupce tabulky. Zabere to necelou hodinu a hned bude vidět, jestli je nejbližší měsíc v pořádku, nebo jestli je potřeba některou platbu posunout ještě tento týden.

Zdroje

• Synek, M. a kol.: Manažerská ekonomika, Grada Publishing
• Kislingerová, E. a kol.: Manažerské finance, C. H. Beck
• Fibírová, J., Šoljaková, L., Wagner, J.: Manažerské účetnictví – nástroje a metody, Wolters Kluwer
• Nápověda a výuka k aplikaci Excel, Microsoft