Fixní a variabilní náklady v rozpočtu malé firmy

Fixní a variabilní náklady se liší tím, jak reagují na objem prodeje. Fixní se platí ve stejné výši, i když firma za měsíc neprodá nic, variabilní vznikají až s každou zakázkou nebo prodaným kusem. Poměr mezi oběma skupinami určuje, jak rychle se pokles tržeb promění ve ztrátu a kolik firma musí měsíčně prodat, aby vůbec pokryla svůj chod. Rozdělit rozpočet na tyto dvě části zabere jedno odpoledne.

Podle čeho poznat fixní a variabilní položku

Pomáhá jednoduchý test: co by se s položkou stalo, kdyby se příští měsíc prodala polovina. Nájem provozovny, výplaty stálých zaměstnanců, účetní, předplatné softwaru, internet a paušál za telefon zůstanou stejné. To jsou fixní náklady.

Materiál, nakoupené zboží, obaly, doprava k zákazníkovi, subdodávky, provize obchodníkům a poplatky platební brány by klesly zhruba na polovinu. To jsou náklady variabilní. U řemeslníka je to hlavně materiál a pohonné hmoty, u e-shopu nákupní cena zboží a balné, u agentury práce externistů placených za zakázku.

Důležité je, že slovo fixní neznamená neměnný. Nájem se může zvýšit a zaměstnanec může odejít. Fixní je náklad jen vůči objemu prodeje a jen v určitém rozmezí: jedna dodávka stačí na třicet rozvozů denně, na třicátý první je potřeba druhá.

Smíšené náklady a jak je rozdělit

Řada položek má obě složky. Elektřina se skládá ze stálého platu a ze spotřeby, která v dílně roste s výrobou. Tarif za telefon má paušál a hovory nad rámec. Reklama může být stálý měsíční rozpočet, nebo provize z každé objednávky.

Pro malou firmu stačí hrubé rozdělení. Podívejte se na nejslabší a nejsilnější měsíc loňského roku: částka, kterou jste za položku zaplatili v nejslabším měsíci, je přibližně její fixní část, a to, oč je silný měsíc vyšší, je část variabilní. Přesnější statistické metody existují, ale u několika desítek položek podle mě nepřinesou nic, co by změnilo rozhodnutí.

Sám bych sporné položky zařadil mezi fixní. Rozpočet pak vyjde o něco přísnější, což je při plánování menší chyba než opak.

Co poměr nákladů říká o odolnosti firmy

Vezměme dvě modelové firmy s měsíčními tržbami 200 000 Kč a ziskem 20 000 Kč. První má fixní náklady 120 000 Kč a variabilní 60 000 Kč, druhá naopak fixní 60 000 Kč a variabilní 120 000 Kč. Když tržby klesnou o pětinu na 160 000 Kč, klesnou o pětinu i variabilní náklady. První firmě zůstanou náklady 168 000 Kč a skončí ve ztrátě 8 000 Kč. Druhá zaplatí 156 000 Kč a pořád vydělá 4 000 Kč.

Při růstu je to obráceně. Tržby vyšší o pětinu přinesou první firmě zisk 48 000 Kč, druhé jen 36 000 Kč. Vysoký podíl fixních nákladů tedy výsledek zesiluje oběma směry, čemuž se v podnikové ekonomice říká provozní páka.

Z toho plyne praktické pravidlo. Obor se stabilní poptávkou unese vyšší fixní část, obor se silnou sezonností nebo s několika velkými odběrateli spíš ne. Jaký objem prodeje je potřeba, aby se fixní část zaplatila, ukazuje výpočet bodu zvratu, pro který je rozdělení nákladů nutným vstupem.

Které fixní náklady jdou změnit a které ne

Uvnitř fixních nákladů se vyplatí rozlišit ještě jednu věc: jak rychle se dá položka zrušit. Předplatné nástroje jde vypovědět do měsíce. Pronájem prostor nebo dlouhodobý pronájem vozu bývá sjednán na roky a v horším období se ho firma nezbaví.

Než se firma zaváže k dlouhodobé platbě, doporučil bych spočítat, jestli by ji unesla i při tržbách loňského nejslabšího měsíce. Když ne, je na místě hledat kratší nebo pružnější variantu, třeba sdílenou dílnu místo vlastní haly nebo externistu místo stálého pracovního místa.

Převod fixního nákladu na variabilní ovšem není zadarmo. Externista bývá na hodinu dražší, má i jiné klienty a firmu zná hůř než kmenový člověk. Jde o výměnu vyšší ceny za nižší riziko a rozhodnout ji má poptávka, ne snaha ušetřit za každou cenu.

Nejsnáze se šetří na položkách, které se platí ze zvyku: licence pro lidi, kteří už ve firmě nejsou, nástroje pořízené kvůli jednomu projektu, dvojí předplatné téže služby. Projít výpis za posledních dvanáct měsíců a u každé opakované platby se zeptat, kdo ji naposledy použil, zabere hodinu.

Jak s rozdělením pracovat v měsíčním rozpočtu

Součet fixních nákladů je částka, kterou musí firma každý měsíc pokrýt, ať se děje cokoli. Patří na první řádek rozpočtu a je to také číslo, od kterého se odvíjí nejnižší přijatelná cena, jak popisuje postup pro cenotvorbu služeb.

Variabilní náklady má smysl sledovat jako podíl z tržeb, ne jako částku. Když materiál a doprava dlouhodobě tvoří 40 % tržeb a jeden měsíc je to 48 %, něco se změnilo: zdražil dodavatel, přibylo oprav zdarma nebo se prodává víc zboží s nižším výdělkem.

Jako první krok si vypište do tabulky všechny platby za poslední tři měsíce a ke každé připište F, V nebo S pro smíšenou. Smíšené rozdělte odhadem. Součet sloupce F pak přeneste do týdenního výhledu, se kterým pracuje článek o tom, jak řídit cash flow malé firmy, protože fixní platby v něm mají pevné místo v každém měsíci.

Zdroje

• Synek, M. a kol.: Manažerská ekonomika, Grada Publishing
• Král, B. a kol.: Manažerské účetnictví, Management Press
• Popesko, B., Papadaki, Š.: Moderní metody řízení nákladů, Grada Publishing
• Statistiky podnikové sféry, Český statistický úřad