Pracovní e-mail pod kontrolou: složky, filtry a pravidla

Pracovní e-mail se dá udržet pod kontrolou třemi opatřeními: vyřizovat ho v dávkách několikrát denně místo průběžně, nechat automatická pravidla roztřídit vše, co nevyžaduje odpověď, a vyřízené zprávy archivovat a spoléhat na hledání. Doručená pošta pak obsahuje jen to, co na něco čeká, a přestává sloužit jako seznam úkolů, archiv a zpravodaj zároveň.

Dávkové zpracování: třikrát denně místo průběžně

Pošta otevřená celý den rozkouskuje práci na úseky mezi dvěma upozorněními. Dávkové zpracování znamená určit si pevné časy, například v devět, po obědě a hodinu před odchodem, a mimo ně poštovního klienta zavřít nebo aspoň vypnout oznámení. Kolik dávek je potřeba, záleží na pozici: obchodník nebo člověk v zákaznické podpoře jich bude mít víc než analytik.

V dávce se každá zpráva otevře jednou a dostane jedno ze čtyř rozhodnutí. Odpovědět hned, pokud to zabere do dvou minut. Naplánovat, pokud vyžaduje delší práci – pak se z ní stane úkol s termínem a zpráva odchází z doručené pošty. Předat někomu jinému. Nebo archivovat bez reakce.

Podle mě je klíčové právě to „jednou“. Zpráva, kterou si člověk přečte, označí jako nepřečtenou a vrátí se k ní třikrát, zabere víc času než odpověď sama. Pro dávky je vhodné mít místo v kalendáři; jak je zařadit mezi ostatní práci, ukazuje plánování týdne s rezervou.

Pravidla v Outlooku a filtry v Gmailu

Oba hlavní poštovní systémy umějí roztřídit příchozí zprávy dřív, než je člověk uvidí. V Outlooku se tomu říká pravidla a nejrychleji se vytvářejí z konkrétní zprávy přes nabídku pravého tlačítka. V Gmailu jsou to filtry; vzniknou tak, že se zadá hledání a z jeho výsledků se zvolí vytvoření filtru. Podmínkou bývá odesílatel, slovo v předmětu, adresa, na kterou zpráva přišla, nebo to, zda jste jen v kopii.

Začala bych třemi pravidly, která odvedou nejvíc práce. První přesune automatická oznámení ze systémů – z úkolovníku, účetního programu, rezervačního nástroje – do vlastní složky a označí je jako přečtená. Druhé totéž udělá s newslettery; v Gmailu k tomu slouží volba „Přeskočit doručenou poštu“ spolu s přidělením štítku. Třetí odliší zprávy, kde jste pouze v kopii, protože ty zpravidla nečekají na vaši reakci.

Opačným směrem fungují pravidla pro zvýraznění. Zprávy od nadřízeného nebo od tří nejdůležitějších klientů mohou dostat barevnou kategorii či hvězdičku a v dávce se vyřizují první.

Opatrná bych byla v jednom: nemazat pravidly nic automaticky. Pravidlo napsané příliš široce zachytí i zprávu, na které záleželo, a z koše ji po čase nikdo nevytáhne. Přesun do složky je vratný a po měsíci se dá zkontrolovat, zda v ní neskončilo něco navíc.

Štítky versus složky a kolik jich mít

Outlook pracuje se složkami: zpráva leží právě v jedné. Gmail používá štítky a jedna zpráva jich může nést několik, takže nabídka pro klienta může být zároveň pod jeho jménem i pod štítkem „nabídky“. Outlook má pro podobný účel barevné kategorie, které lze kombinovat se složkami.

Rozsáhlý strom složek podle klientů, projektů a let působí přehledně, ale každá zpráva pak vyžaduje rozhodnutí, kam patří, a při hledání se stejně nakonec použije vyhledávací pole. Za sebe bych zůstala u několika málo složek podle toho, co se se zprávou má stát: „čeká na odpověď druhé strany“, „k přečtení“, „oznámení“ a jeden společný archiv.

Výjimkou je pošta, kterou sdílí více lidí. Společná schránka typu info@ nebo objednávky@ potřebuje strukturu, na které se tým dohodne, protože v ní hledá i někdo, kdo zprávu nezařazoval.

Archivace místo mazání a práce s hledáním

Archivace zprávu odstraní z doručené pošty, ale ponechá ji ve schránce a ve výsledcích hledání. V Gmailu jde technicky jen o odebrání štítku „Doručená pošta“, zpráva zůstává ve složce „Všechny zprávy“. Outlook má tlačítko Archivovat, které zprávu přesune do složky Archiv. Smazaná zpráva naproti tomu putuje do koše, který se po určité době vyprazdňuje.

Mazat má smysl jen zjevný balast. Vše ostatní je rychlejší archivovat, protože rozhodování, zda se zpráva ještě někdy bude hodit, stojí víc času než místo, které zabere. Jak dlouho se má pracovní korespondence uchovávat, si určuje firma vlastními pravidly; tam, kde existují, mají přednost před osobním zvykem.

Archiv bez třídění funguje jen díky hledání, a to umí víc než zadání jména. V Gmailu se dají kombinovat operátory jako from: pro odesílatele, has:attachment pro zprávy s přílohou nebo older_than:1y pro zprávy starší než rok. Outlook rozumí podobným výrazům, například from: a hasattachments:yes, a nabízí je i jako tlačítka pod vyhledávacím polem. Dotaz „from:novak has:attachment“ najde zprávy s přílohou od kolegy Nováka rychleji než proklikávání složek.

Hledání je tím spolehlivější, čím lépe jsou zprávy napsané, hlavně jejich předmět. To už je ale téma pro samostatný text o tom, jak napsat zprávu, kterou adresát dočte.

Zbývá jedna věc, kterou filtry nevyřeší: zprávy, z nichž plyne práce. Ty do složek nepatří. Považuji za nejčistší postup přepsat je do seznamu úkolů a seřadit podle důležitosti a naléhavosti, jinak o pořadí práce rozhoduje čas doručení.

Jako první krok stačí dvacet minut. Seřaďte doručenou poštu podle odesílatele, najděte pět adres, od kterých chodí nejvíc zpráv bez nutnosti odpovědi, a ke každé vytvořte pravidlo s přesunem do složky „oznámení“. Vše starší než měsíc pak označte a archivujte najednou.

Zdroje

• Nápověda Gmailu – vytváření pravidel pro filtrování e-mailů, Google
• Nápověda Gmailu – vyhledávací operátory, které lze použít v Gmailu, Google
• Podpora Microsoft – správa e-mailových zpráv pomocí pravidel v Outlooku, Microsoft
• Podpora Microsoft – archivace položek v aplikaci Outlook, Microsoft
• David Allen: Mít vše hotovo, Jan Melvil Publishing