Seznam úkolů a priority podle Eisenhowerovy matice

Eisenhowerova matice třídí úkoly dvěma otázkami: je to důležité a je to naléhavé. Ze dvou odpovědí vzniknou čtyři kvadranty a každý má vlastní pokyn – udělat hned, naplánovat, předat někomu jinému, nebo vypustit. Metoda neříká, jak úkol splnit, ale v jakém pořadí se úkoly dostanou na řadu, a hlavně které se na ni nedostanou vůbec.

Čím se liší důležité od naléhavého

Naléhavý je úkol, který má blízký termín nebo na který někdo čeká. Naléhavost přichází zvenčí a hlásí se sama: zvoní, bliká, má červený vykřičník v předmětu. Důležitý je úkol, který přispívá k výsledkům, za něž člověk odpovídá. Důležitost se sama nehlásí a je potřeba ji určit.

Název metody odkazuje na amerického prezidenta Dwighta D. Eisenhowera, který v projevu z roku 1954 citoval myšlenku, že naléhavé věci nebývají důležité a důležité nebývají naléhavé. Čtyřpolní tabulku z ní udělal až Stephen R. Covey v knize 7 návyků skutečně efektivních lidí.

Aby se dalo o důležitosti rozhodnout, musí být jasné, vůči čemu. Bez dvou tří pojmenovaných cílů na týden nebo čtvrtletí vyjde jako důležité všechno. Proto se matice dobře doplňuje s týdenním plánem a třemi hlavními výsledky, které měřítko důležitosti dodají.

Čtyři kvadranty a co do kterého patří

První kvadrant není třeba vysvětlovat, tyto úkoly si pozornost vynutí samy. Rozhodující je druhý. Práce v něm nemá termín, a tak ji každý den předběhne něco hlasitějšího, dokud se sama nestane naléhavou: nezaškolený kolega znamená, že za měsíc budete jeho úkoly hasit osobně. Podle mě je hlavním přínosem matice právě to, že tyto úkoly zviditelní a přiměje dát jim datum.

Úkol z druhého kvadrantu se proto nezapisuje jen do seznamu, ale rovnou do kalendáře. Osvědčený způsob je vyhradit mu časový blok, který se hájí stejně jako schůzka.

Třetí kvadrant bývá nejplnější a nejhůř se rozpoznává, protože naléhavost se snadno zamění za důležitost. Pomáhá otázka, co by se stalo, kdyby úkol počkal do zítřka nebo ho udělal někdo jiný. Pokud nic podstatného, patří sem. Velká část této práce přichází poštou; když si nastavíte ve schránce filtry a pravidla, část třetího kvadrantu se roztřídí bez vašeho přičinění.

Delegování: komu, s jakým zadáním a kdy se zeptat na výsledek

Pokyn „delegovat“ platí doslova jen pro toho, kdo má komu úkol předat. I pak nestačí přeposlat zprávu se slovem „prosím“. Předání potřebuje čtyři údaje: jaký má být výsledek, do kdy, o čem smí druhý člověk rozhodnout bez ptaní a kdy se ozve s průběžným stavem. Bez posledního bodu se z delegování stane čekání a úkol se v den termínu vrátí do prvního kvadrantu.

Kdo podřízené nemá, čte třetí kvadrant jinak. Úkol se dá vyřídit zkráceně, odpovědí o třech větách místo rozboru na stránku. Dá se odkázat na správného člověka. Dá se zautomatizovat šablonou. A dá se domluvit pozdější termín, čímž naléhavost zmizí. Doporučila bych vyzkoušet tyto čtyři možnosti dřív, než úkol skončí mezi vlastní prací s odůvodněním, že ho nikdo jiný neudělá.

Slabiny metody, se kterými je dobré počítat

Matice má tři slabá místa. První je hrubost: dvě otázky s odpovědí ano–ne neřeknou, který z osmi úkolů v prvním kvadrantu má jít první. Tam je potřeba dodat další měřítko, obvykle termín a to, kolik lidí na výsledek čeká.

Druhá slabina je subjektivita. Co je důležité, hodnotí ten, kdo třídí, a jeho nadřízený nebo klient to mohou vidět jinak. U úkolů, které přicházejí od druhých, se proto vyplatí ověřit si důležitost dotazem, ne odhadem. Třetí slabina: matice nepracuje s pracností. Důležitý úkol na dvacet minut a důležitý úkol na tři dny vypadají v tabulce stejně.

Považuji za přeceňovaný čtvrtý kvadrant. Návody mu věnují stejný prostor jako ostatním, v pracovním seznamu se v něm ale ocitne málo položek, protože zjevné zbytečnosti si lidé obvykle nezapisují. Čas, který by se dal ušetřit, leží ve třetím kvadrantu.

Jak matici spojit s běžným seznamem úkolů

Kreslit matici každý den na papír je zbytečné. Praktičtější je vést jeden seznam a ke každé položce připsat značku kvadrantu: písmeno, číslo nebo štítek, pokud ho aplikace umí. Úkolovníky jako Microsoft To Do, Todoist nebo Trello mají priority či štítky, kterými se čtyři skupiny dají odlišit a seznam podle nich filtrovat.

Třídit stačí jednou denně, ráno nebo na konci předchozího dne, a zabere to několik minut. Sama bych na den brala nejvýš tři úkoly z prvního kvadrantu a k nim vždy jeden z druhého. Den složený jen z naléhavých věcí totiž zaručuje, že zítra bude naléhavých ještě víc.

Na vyzkoušení stačí dnešní seznam. Projděte prvních deset položek a ke každé připište číslo kvadrantu. Dvojkám dejte datum v kalendáři, u trojek rozhodněte, zda je předáte, zkrátíte, nebo odmítnete, a čtyřky škrtněte. Pokud vám vyjde osm jedniček, není chyba v seznamu, ale v chybějícím měřítku důležitosti – a začít je třeba u cílů na tento týden.

Zdroje

• Stephen R. Covey: 7 návyků skutečně efektivních lidí, Management Press
• Stephen R. Covey, A. Roger Merrill, Rebecca R. Merrill: First Things First, Simon & Schuster
• Dwight D. Eisenhower: Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, Illinois (1954), The American Presidency Project, University of California, Santa Barbara
• David Allen: Mít vše hotovo, Jan Melvil Publishing