Time blocking: bloky v kalendáři místo seznamu úkolů

Time blocking znamená, že úkol nedostane jen řádek v seznamu, ale i konkrétní místo v kalendáři: den, hodinu začátku a délku. Seznam říká, co je potřeba udělat, blok říká kdy. Rozdíl se projeví okamžitě, protože den má omezený počet hodin a do kalendáře se na rozdíl od seznamu nevejde víc, než kolik se dá reálně stihnout.

Proč kalendář ukáže, co seznam skrývá

Seznam o dvaceti položkách vypadá stejně, ať zabere tři hodiny, nebo tři dny. Položky nemají délku a nic nebrání přidat dvacátou první. Kalendář je naopak mapa s měřítkem. Když se úkoly převedou na bloky, hned je vidět, že se do úterý mezi dvě schůzky vejde hodina a půl práce a nic víc.

Druhý efekt je rozhodování předem. Kdo pracuje podle seznamu, vybírá po každém dokončeném úkolu další, a obvykle sáhne po tom nejsnazším. S bloky je rozhodnuto už při plánování. V deset hodin se neřeší, do čeho se pustit, protože to stojí v kalendáři.

Metodu popularizoval Cal Newport v knize Hluboká práce, princip je ale starší a nevyžaduje žádnou zvláštní aplikaci. Stačí běžný kalendář v Outlooku nebo Kalendář Google, případně papírový diář s hodinovými řádky.

Jak dlouhý má být jeden blok

Pro práci, která vyžaduje soustředění – psaní, analýzu, návrh, programování – je rozumná délka 60 až 90 minut. Kratší blok skončí dřív, než se člověk do úkolu dostane, delší se obtížně hájí před okolím a bez přestávky v něm tempo stejně klesá. Úkol na čtyři hodiny je proto lepší rozdělit do tří bloků ve dvou dnech než si zabrat celé odpoledne.

Odhad délky bývá zpočátku nepřesný a téměř vždy směrem dolů. Radím první dva týdny přičítat k odhadu polovinu: co vypadá na hodinu, dostane hodinu a půl. Po čase stačí porovnat plánované bloky se skutečností a přirážku upravit, u rutinní práce bývá menší než u úkolů, které člověk dělá poprvé.

Mezi bloky patří mezera. Deset až patnáct minut na dopsání poznámky, kam se došlo, a na přechod k jinému tématu není ztráta, ale podmínka, aby další blok začal včas.

Sběrný blok pro telefonáty, schvalování a drobnosti

Do bloků nepatří každý pětiminutový úkol zvlášť. Kalendář plný čtvrthodinek se nedá číst ani dodržet. Drobnosti se shromažďují do jednoho nebo dvou sběrných bloků denně, například půl hodiny před obědem a půl hodiny před koncem pracovní doby, a v nich se vyřizují jedna po druhé: odpovědi na krátké dotazy, schválení, objednávky, telefonáty.

Sem patří i pošta. Kdo ji vyřizuje ve sběrném bloku a ne průběžně, nenarušuje si bloky pro soustředěnou práci, a když si k tomu nastaví ve schránce filtry a pravidla, najde v ní v daný čas jen to, co opravdu čeká na odpověď.

Podle mě je sběrný blok tou částí metody, která rozhoduje, zda se dá dodržet. Bez něj drobnosti prosakují do všech ostatních bloků, protože je člověk nemá kam odložit.

Barevné kódování, které se dá přečíst na první pohled

Outlook nabízí barevné kategorie, Kalendář Google barvy událostí a oddělené kalendáře. Smysl barev je jediný: při pohledu na týden poznat poměr mezi druhy práce bez čtení názvů. K tomu stačí čtyři barvy. Jedna pro soustředěnou práci, druhá pro schůzky, třetí pro sběrné bloky a čtvrtá pro rezervu.

Zvolila bych barvy podle druhu práce, ne podle projektu nebo klienta. Projektů bývá deset a kalendář se promění v mozaiku, která nic neříká. Druh práce naopak odpoví na otázku, na které záleží: když je týden skoro celý v barvě schůzek, na tři hlavní úkoly nezbývá čas a je lepší to vidět v pondělí než ve čtvrtek.

Bloky pro vlastní práci je vhodné v kalendáři označit jako „zaneprázdněn“. Kolegové, kteří hledají volný termín, pak blok uvidí jako obsazený a plánovací asistent jim ho nenabídne.

Když se blok rozpadne: přesunout, zkrátit, nebo zrušit

Blok se rozpadne běžně. Přijde naléhavý požadavek, schůzka se protáhne, podklady nedorazí. Podstatné je, co se stane potom, a možnosti jsou tři. Přesunout blok na jiný termín ve stejném týdnu, nejlépe do předem ponechané rezervy. Zkrátit ho a udělat aspoň část, která má smysl sama o sobě. Nebo ho vědomě zrušit s tím, že úkol tento týden nebude.

Čtvrtá možnost, nechat blok v kalendáři a tvářit se, že proběhl, je ta, která metodu spolehlivě zničí. Kalendář přestane odpovídat skutečnosti a za týden už mu nevěří ani jeho autor. Přesunutí trvá deset vteřin a udrží plán pravdivý.

Při rozhodování, který blok ustoupí, pomůže vědět, co je tento týden hlavní. Vychází to z týdenního plánu se třemi hlavními výsledky; bloky, které k nim nevedou, uhýbají první. A pokud se jeden a tentýž blok přesouvá potřetí, není to problém kalendáře, ale priorit – takový úkol stojí za to znovu zařadit podle důležitosti a naléhavosti.

Na začátek bych nedoporučovala překreslit celý týden. Stačí si na zítřek vložit dva bloky po devadesáti minutách na nejdůležitější úkol a jeden půlhodinový sběrný, a večer zapsat, kolik z nich proběhlo podle plánu. Sama bych u toho zůstala celý první týden a další bloky přidávala až ve chvíli, kdy se tyto tři daří držet.

Zdroje

• Cal Newport: Hluboká práce – pravidla pro soustředěný úspěch v roztěkaném světě, Jan Melvil Publishing
• Nápověda Kalendáře Google – změna barvy kalendáře a událostí, Google
• Podpora Microsoft – přiřazení barevné kategorie události v kalendáři Outlooku, Microsoft
• David Allen: Mít vše hotovo, Jan Melvil Publishing