Tabulkový procesor v malé firmě: od seznamu k přehledu

Tabulkový procesor dá malé firmě použitelný přehled jen tehdy, když jsou data zapsaná jako seznam: jeden řádek znamená jeden záznam, každý sloupec má záhlaví a drží jediný druh údaje. Na takovém seznamu fungují filtry, řazení, souhrny i grafy bez ručních úprav. Na tabulce, která vznikla jako hezky vypadající formulář, nefunguje spolehlivě nic z toho.

Většina potíží, se kterými lidé v tabulkách zápasí, proto nevzniká u vzorců, ale o krok dřív – ve způsobu, jakým si data zapisují.

Jeden řádek, jeden záznam: pravidla dobrého seznamu

Vezměme evidenci objednávek. Správný seznam má sloupce Datum, Číslo objednávky, Zákazník, Produkt, Počet kusů a Cena za kus. Každá objednaná položka zabere právě jeden řádek a jméno zákazníka se opakuje na každém z nich, i když to na pohled vypadá zbytečně. Právě to opakování umožní později vyfiltrovat jednoho zákazníka nebo sečíst kusy za produkt.

Záhlaví patří do jediného řádku, nejlépe prvního. Dvouřádková záhlaví, nadpis přes celou šířku listu nebo mezisoučty vložené mezi data program mate, protože nepozná, kde seznam začíná a končí. Stejně škodí prázdné řádky a sloupce: tabulkový procesor je bere jako hranici oblasti a všechno za nimi při řazení vynechá.

Sloučené buňky považuji za nejčastější příčinu rozbitých tabulek. Sloučená oblast se chová jako jedna buňka s hodnotou v levém horním rohu, ostatní jsou prázdné, takže řazení skončí chybovou hláškou a filtr najde jen první řádek skupiny. Pokud má název působit vystředěně přes několik sloupců, Excel nabízí ve formátu buněk vodorovné zarovnání na střed výběru, které vypadá stejně a nic neslučuje.

Poslední pravidlo se týká obsahu buňky: jedna buňka, jeden údaj. Zápis „12 ks“ je text a sečíst se nedá. Jednotka patří do záhlaví sloupce, poznámka do samostatného sloupce a barva buňky nesmí nést informaci, kterou nikde jinde nenajdete.

Formát tabulky a datové typy ve sloupcích

V Excelu lze seznam jedním krokem převést na takzvanou tabulku – příkazem Formátovat jako tabulku nebo zkratkou Ctrl+T. Oblast pak dostane jméno, filtrační tlačítka v záhlaví a hlavně se s každým novým řádkem automaticky rozšiřuje, takže vzorce, souhrny a grafy na ni navázané nezůstanou stát na starém rozsahu. Doporučil bych to udělat hned u každého seznamu, který poroste, protože zapomenutý rozsah je chyba, která se neohlásí.

Druhá věc jsou datové typy. Tabulkový procesor rozlišuje čísla, text a datum, přičemž datum je uvnitř uložené jako pořadové číslo dne a jen se zobrazuje jako kalendářní údaj. Díky tomu lze data odečítat a řadit chronologicky. Rychlá kontrola je prostá: bez ručního zarovnání se čísla a data řadí k pravému okraji buňky, text k levému. Sloupec cen, ve kterém se několik hodnot drží vlevo, obsahuje čísla uložená jako text a součet je tiše vynechá.

Ověření dat hlídá překlepy už při zápisu

Seznam, do kterého píše víc lidí, se bez pravidel rychle rozejde. Stejný zákazník se objeví jako „Novák s.r.o.“, „Novak sro“ a „NOVÁK“, a každý souhrn ho pak počítá třikrát. Funkce Ověření dat, kterou v Excelu i v Tabulkách Google najdete v nabídce Data, dovolí u sloupce povolit jen hodnoty z rozevíracího seznamu, jen celá čísla v určitém rozmezí nebo jen datum. V LibreOffice Calc se tatáž funkce jmenuje Platnost.

Sám bych rozevírací seznam nasadil na každý sloupec, podle kterého se bude později seskupovat – typicky zákazník, produkt, stav objednávky. Zdrojové hodnoty patří na samostatný list, kde se dají doplňovat na jednom místě.

Filtr a řazení jako první podoba přehledu

Automatický filtr odpoví na většinu běžných dotazů bez jediného vzorce: které objednávky z minulého měsíce ještě nejsou vyřízené, co všechno odebral konkrétní zákazník, které položky mají ve skladu méně než deset kusů. U textu filtr nabízí podmínky typu obsahuje, u čísel větší a menší než, u dat celé měsíce a roky – ovšem jen tehdy, když je sloupec skutečně datového typu datum.

Řadit lze podle několika úrovní najednou, třeba nejdřív podle zákazníka a uvnitř něj podle data. Před řazením se vyplatí zkontrolovat, že je vybraný celý seznam, ne jeden sloupec. Jinak se sloupec seřadí samostatně a řádky přestanou patřit k sobě, což se bez zálohy těžko opravuje.

Excel, Tabulky Google a LibreOffice Calc: co mají společné

Všechny tři programy pracují se seznamem stejně a zásady výše platí beze změny. Liší se hlavně okolím. Excel je desktopová aplikace s nejširší nabídkou nástrojů pro import a úpravu dat. Tabulky Google běží v prohlížeči a jejich předností je současná práce několika lidí v jednom souboru s historií verzí. LibreOffice Calc je svobodný software s vlastním formátem ODS, který umí otevírat i ukládat soubory XLSX; u složitějších sešitů se ale po převodu může lišit formátování nebo chování některých funkcí.

Podle mě na volbě programu záleží méně než na tom, aby celá firma používala jeden a tentýž. Přeposílání souborů mezi různými aplikacemi je spolehlivý zdroj drobných rozdílů, které se hledají dlouho.

Kam se posunout, když seznam funguje

Z čistého seznamu se přehled staví ve čtyřech směrech. Souhrn za zákazníky, produkty nebo měsíce vytvoří kontingenční tabulka, a to bez vzorců. Když je potřeba k objednávkám doplnit údaje z jiného listu, například cenu z ceníku, poslouží vyhledávací funkce SVYHLEDAT a XLOOKUP. Výsledek se často předává dál jako obrázek, a tam rozhoduje, jaký typ grafu a jaké měřítko osy zvolíte. A protože data do tabulky obvykle přicházejí exportem z e-shopu nebo skladového systému, hodí se vědět, jak správně importovat soubor CSV, aby se cestou neztratila diakritika ani úvodní nuly.

Začal bych ale jinde: otevřete tabulku, se kterou pracujete nejčastěji, a zkuste ji seřadit podle data. Pokud program ohlásí sloučené buňky, seřadí jen část řádků nebo zamíchá datum mezi text, máte seznam úkolů na první hodinu práce.

Zdroje

• Nápověda a výuka pro Excel – vytváření a formátování tabulek, ověření dat, Microsoft Support
• Nápověda Editorů Dokumentů Google – Tabulky Google, Google
• LibreOffice Calc Guide, The Document Foundation
• ISO/IEC 29500 Office Open XML File Formats, Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO)
• ISO/IEC 26300 Open Document Format for Office Applications (OpenDocument), Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO)